Dossier Videoconferencia
Los consejos de Speechi
¿Cómo organizar
una videoconferencia
productiva?
Definición
¿Qué es la videoconferencia?
La videoconferencia es un medio digital de comunicación a distancia que combina sonido e imagen, utilizada a menudo para reuniones de equipo, que permite mantener conversaciones en grupo y compartir datos. Para poder comunicarse y realizar una videoconferencia productiva, es necesario equiparse con hardware, como una pantalla interactiva, y software, programas informáticos. Estas herramientas, que mejoran la experiencia del usuario, son esenciales para fomentar un modo de trabajo colaborativo sostenible dentro de tu organización. La videoconferencia también permite una mayor flexibilidad y eficacia, dos de los retos que persigue la digitalización de los espacios de trabajo.
Beneficios
Implementar la videoconferencia en tu empresa
tiene muchas ventajas
Ahorro
de tiempo
Ya no es necesario desplazarse, las reuniones y citas con los clientes se hacen en directo y a distancia.
Aumento de
la productividad
Los intercambios se realizan en tiempo real, por lo que no se pierde información y se facilita la comunicación.
Ganancia
financiera
Logra una inversión asequible y sostenible gracias a las múltiples soluciones.
Mayor
interactividad
Las herramientas dinámicas facilitan la interacción, estimulan debates y permiten compartir ideas.
La preparación de las herramientas de videoconferencia
En presencial
La pantalla
interactiva
Una pantalla interactiva se pone en marcha mucho más rápido que un proyector de video o una pizarra digital interactiva: ¡basta con tocar la pantalla dos veces para que se inicie! Sin embargo, te aconsejamos que la pruebes previamente para evitar empezar tarde tus reuniones.
La cámara de
videoconferencia
Ya no es necesario instalar ningún software para iniciarla, tan solo conecta tu cámara plug play mediante un cable USB.
Te recomendamos que pruebes previamente la instalación de la cámara, para comprobar los ángulos y encuadres de la misma.
Micrófono
sistema de audio
Probar el sonido, especialmente en una sala grande con varios participantes, es fundamental. Puedes utilizar un software de videoconferencia para probar el sonido antes de la videoconferencia, ya que la captación del sonido es tan importante como el volumen.
Software de videoconferencia
Elegir un software de videoconferencia es sólo el primer paso. Debes asegurarte de instalarlo antes de las reuniones y probar todas sus funcionalidades para que no te sorprenda la solicitud de un número de licencia o las limitaciones de lo gratuito con lo de pago.
En teletrabajo
Prueba de
las herramientas
Como los PC portátiles pueden ser complicados de usar al principio, no dudes en pedir ayuda técnica al informático de tu empresa.
Encuadre
iluminación
Asegúrate de que la webcam esté ajustada a la altura de los ojos y que la iluminación sea la adecuada para que puedas ser visto como si estuvieras en la misma sala.
Auriculares
micrófono
Seguro que no quieres llegar al día D y no poder comunicarte con los demás. Por eso te aconsejamos que pruebes a fondo el equipo de audio utilizando un software de videoconferencia.
Conexión
a internet
Parece una obviedad, pero dependiendo del software de videoconferencia elegido por el responsable, la conexión a Internet puede ser insuficiente, así que no dudes en probarla antes.
La preparación del personal para la videoconferencia
Lo qué se espera de un jefe
Definir la duración de la reunión
por videoconferencia
Es importante fijar una hora de inicio y de fin en tus videoconferencias para permitir que los empleados puedan organizar mejor su día. En principio, el jefe es quien mejor conoce a sus empleados y, por tanto, su forma de trabajar en las reuniones.
Preparar la reunión
por videoconferencia
Para que los empleados puedan planificarla y tenerla presente, envía una invitación unos días antes de la videoconferencia con el enlace de conexión y toda la información necesaria (orden del día) para que la reunión se desarrolle sin problemas.
Lo que se espera de un empleado
Una buena
actitud general
Hay que procurar no perderse información importante durante las reuniones por falta de concentración o en un momento de distracción. Además, aunque trabajes desde casa, asegúrate de respetar un código de vestimenta acorde con el estilo de la empresa.
Un lugar propicio
para trabajar
Crea un sitio de trabajo tranquilo y cómodo. Si tienes dificultades para conseguir un buen espacio, no dudes en hablar con los responsables de recursos humanos. Es función de tu empleador apoyarte.
El respeto de
la hora de conexión
Al igual que ocurre con una reunión en persona, es importante ser puntual para una videoconferencia. A nadie le gusta esperar a los que llegan tarde. Establece un recordatorio unos minutos antes para no perder tiempo.
Videoconferencia
Consejos y ejemplos de aplicación
¿Qué pantalla interactiva elegir para las videocon- ferencias?
Encuentra la pantalla interactiva que mejor se adapta a tus necesidades de videoconferencia dinámica.
Las cámaras y micrófonos inalámbricos para videoconferencias
Para que tus reuniones a distancia sean más fluidas, opta por un sistema de videoconferencia.
El software de colaboración para videoconferencias
Optimiza la comunicación de todo tu equipo mediante el uso de un software de colaboración adecuado para videoconferencias.
Una huddle room para mejorar el trabajo colaborativo
Para reuniones espontáneas o sesiones de brainstorming, utiliza las huddle rooms y mejora la colaboración.
Consejos de Speechi: una videoconferencia eficaz
Encuentra todos nuestros consejos para realizar videoconferencias relevantes dentro de tu empresa.
Casos de clientes: la videoconfe- rencia en pantalla interactiva
Descubre cómo las pantallas interactivas mejoran la colaboración a distancia de nuestros clientes.
Encuesta Ifop:
una sondeo sobre la videoconferencia
Descubre los resultados de la encuesta realizada por Ifop sobre la videoconferencia entre directivos de empresas.
PARA SABER MÁS
