Las videoconferencias se han convertido en una práctica esencial para llevar a cabo un trabajo colaborativo dinámico y eficiente. Por eso, un sistema de videoconferencia, compuesto generalmente por un software, una cámara, un micrófono y una pantalla digital, suele ser la tecnología más utilizada para equipar las salas de reuniones de las empresas o las aulas de las universidades. Esta tecnología facilita el trabajo en equipo y la transmisión de informaciones y saberes a distancia, haciendo posible que los participantes no deban estar presentes en la sala. Si quieres saber de qué está compuesto un sistema de videoconferencia y cómo funciona, sigue leyendo este artículo. Para elegir un sistema de videoconferencia profesional, consulta los productos que proponemos en Speechi.
¿Qué es una videoconferencia y cuáles son sus ventajas?
Una videoconferencia es una sesión de comunicación visual que permite que dos o más personas hablen, se vean y se transmitan información de forma remota, mediante audio y video en tiempo real. Las plataformas y softwares de videoconferencia permiten compartir pantallas, presentar diapositivas o grabar y hablar con mensajería instantánea entre otras muchas acciones. Una manera diferente de comunicar, aprender y trabajar que tiene muchas ventajas:
- Es un ahorro de tiempo y recursos. Los profesionales y los alumnos no necesitan viajar y desplazarse continuamente para hacer reuniones, presentaciones o para aprender, lo que supone un ahorro para las empresas y una mejora en la calidad de vida.
- Las videoconferencias eliminan las barreras de distancia y mejoran la comunicación entre las personas, ofreciendo a los trabajadores la flexibilidad de trabajar desde cualquier lugar. Ya no necesitamos reunirnos físicamente para tomar decisiones, pues los intercambios a través de las pantallas digitales son cada vez más cercanos a la realidad.
Mejoran la colaboración sin importar la ubicación de los equipos, optimizando la eficiencia y la productividad en reuniones y clases virtuales y asegurando la continuidad operativa en situaciones adversas.
¿Cómo funciona un sistema de videoconferencia: software, cámara, micrófono y pantalla?
Un sistema de videoconferencia conecta virtualmente a varias personas a través de Internet, por lo que es necesario que todos los participantes cuenten con una buena conexión a la red, para obtener una calidad de vídeo y audio óptima.
Un sistema de videoconferencia para sala de reuniones está compuesto por varios elementos:
- Una pantalla digital para ver a los participantes de la reunión. Esta pantalla puede ser una pantalla táctil independiente o la pantalla de tu ordenador. Debe llevar una cámara integrada para que todo el mundo se pueda ver y, si no es el caso, se puede utilizar una webcam.
- Un software integrado en tu pantalla u ordenador, mediante el cual se podrá intercambiar información, chatear, compartir pantalla y muchas otras cosas más.
- Un micrófono y un altavoz, para que los participantes puedan conversar, que normalmente están incluidos en el ordenador o pantalla. También es aconsejable utilizar unos auriculares o cascos para evitar ruidos de fondo.
Una vez equipados con un sistema de videoconferencia, los participantes podrán interactuar como si estuvieran en la reunión o en la clase de manera presencial, respetando el turno de palabra de los demás y aportando ideas y puntos de vista que hagan avanzar los proyectos.
¿Cómo elegir el mejor sistema de videoconferencia?
El mejor sistema de videoconferencia es el que se adapta a tus necesidades como empresa o profesional de la enseñanza. Por eso, la elección del sistema de videoconferencia profesional con el que equiparás tus salas de reuniones o aulas no debe hacerse a la ligera. Aquí te damos algunos criterios:
- Ten en cuenta el tamaño de la sala que quieres equipar. Para salas pequeñas elige un sistema de videoconferencia que no ocupe mucho espacio y que integre cámaras, micrófonos y altavoces en un único soporte. Para salas más grandes, es mejor optar por un sistema más potente, con varios micrófonos externos e incluso altavoces, así como con una pantalla táctil que facilitará los intercambios.
- Evalúa el uso que vas a hacer y adapta tu elección a tu presupuesto. No sirve de nada optar por un equipo de videoconferencia muy sofisticado si tu uso es puntual. En cambio, si es una herramienta esencial para tu empresa debido a tu organización o a que tus clientes pueden encontrarse lejos, lo mejor es optar por un sistema de calidad con múltiples aplicaciones.
- Evalúa también las necesidades del resto de los usuarios: considera los estilos de trabajo de los potenciales usuarios y las necesidades inherentes a sus puestos. Elige una tecnología fácil de usar, flexible y fácil de administrar, que se adapte tanto a los trabajadores que participarán en reuniones en movimiento (trabajadores de campo, logística u otros profesionales de terreno), como a alguien que trabaje de forma remota desde casa o desde otra oficina.
En Speechi tenemos una solución para cada sala de reuniones, desde la pantalla táctil y los accesorios hasta el software, adaptados a tus necesidades y fáciles de utilizar. Las pantallas interactivas SpeechiTouch InfraRed, SpeechiTouch SuperGlass+ S y SpeechiTouch SuperGlass 3 se mueven a la velocidad de tus ideas y se adaptan a tus espacios, siendo una herramienta completa para trabajar, con multitud de posibilidades y aplicaciones. Si necesitas consejo, no dudes en contactarnos. Nuestros profesionales sabrán aconsejarte sobre el sistema de videoconferencia más eficaz para tu empresa o aula.
