Fokus: Videokonferenz
Speechis Tipps
Wie richtet man
eine produktive
Videokonferenz ein?
Definition
Was ist eine Videokonferenz?
Es handelt sich um ein digitales Medium für die Fernkommunikation, das Ton und Bild miteinander verbindet. Videokonferenzen werden häufig für Teambesprechungen genutzt und ermöglichen Gespräche in einer Gruppe sowie den Austausch von Daten. Für effektive Kommunikation und produktive Videokonferenzen wird sowohl Hardware (z. B. ein interaktives Display) wie auch Software (z. B. eine spezielle Anwendung) benötigt. Diese Hilfsmittel verbessern das Nutzererlebnis und sind unerlässlich, um eine nachhaltige Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu fördern. Videokonferenzen stehen zudem für Flexibilität und Effizienz, zwei Ziele der Digitalisierung von Arbeitsplätzen.
Vorzüge
Die Einführung von Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen
bringt zahlreiche Vorteile mit sich
Zeiter-
sparnis
kein Anfahrtsweg mehr, mehr um an Meetings und Kundengesprächen teilzunehmen. Alles findet online statt.
Produktivität-
ssteigerung
die Besprechungen erfolgen in Echtzeit, sodass keine Information verloren geht und die Kommunikation erleichtert wird.
Finanzieller
Gewinn
eine erschwingliche und aufgrund zahlreicher Anwendungen nachhaltige Investition
Mehr
Interaktivität
dynamische Werkzeuge ermöglichen eine einfache Interaktion, regen den Austausch an und erleichtern das Teilen von Ideen.
Vorbereitung von Videokonferenzen
Im Büro
Das interaktive
Display
Ein interaktives Display lässt sich viel schneller starten als ein Beamer oder Whiteboard. Zum Einschalten müssen Sie lediglich zweimal auf den Bildschirm tippen. Dennoch empfehlen wir Ihnen, das Display vorher zu testen, um Ihre Meetings rechtzeitig zu starten.
Die Videokonferenz-
kamera
Sie brauchen keinen Launcher mehr zu installieren, schließen Sie einfach Ihre Plug Play-Kamera über ein USB-Kabel an.
Wir empfehlen, die Kamera vorher zu testen, um den richtigen Winkel und den gewünschten Bildausschnitt zu erhalten.
Mikrofon
Audiosystem
Das Testen des Tons, insbesondere in einem großen Raum mit mehreren Teilnehmern, sollte nicht vernachlässigt werden. Für einen Soundtest können Videokonferenzprogramme verwendet werden, denn die Tonaufnahme ist genauso wichtig wie die Lautstärke.
Videokonferenzsoftware
Zunächst sollte eine Software für Videokonferenzen ausgewählt werden. Diese sollte vor einer Besprechung installiert und alle ihre Funktionen getestet werden, damit Sie nicht von der Frage nach einer Lizenznummer oder von Einschränkungen der kostenlosen Variante überrascht werden.
Im Homeoffice
Geräte-
test
Da Laptops manchmal einige Tücken mit sich bringen, sollten Sie bei Bedarf den Informatiker in Ihrem Unternehmen um technische Hilfe bitten.
Bildausschnitt
Beleuchtung
Achten Sie darauf, dass die Webcam auf Augenhöhe eingestellt ist und für eine geeignete Beleuchtung gesorgt ist, damit man Sie so sieht, als ob man sich mit Ihnen im selben Raum befinden würde.
Kopfhörer
Mikrofon
Am Tag Ihres ersten Meetings sollten die anderen Teilnehmer Sie auch hören können. Wir empfehlen daher, die Audiohardware mithilfe von Videokonferenzsoftware im Voraus gründlich zu testen.
Internet-
verbindung
Es klingt selbstverständlich, aber je nach der vom Manager gewählten Software kann sich die Internetverbindung als unzureichend herausstellen. Testen Sie also ruhig vorher.
Vorbereitung der Teams auf Videokonferenzen
Was vom Manager erwartet wird
Die Dauer der
Videokonferenz festlegen
Hierbei ist wichtig, eine Uhrzeit für Anfang und Ende der Videokonferenz festzulegen, damit die Mitarbeiter ihren Tag besser organisieren können. Grundsätzlich ist der Manager derjenige, der seine Teams am besten kennt und daher auch weiß, wie sie in Besprechungen arbeiten.
Die Videokonferenz
vorbereiten
Versenden Sie einige Tage vor der Videokonferenz eine Einladung mit dem entsprechenden Link und allen Informationen (Tagesordnung), die für einen reibungslosen Ablauf des Treffens notwendig sind, damit die Mitarbeiter sich darauf einstellen können.
Was von Mitarbeitern erwartet wird
Eine positive
Grundeinstellung
Konzentrieren Sie sich und lassen Sie sich nicht ablenken, um während der Besprechung keine wichtigen Informationen zu verpassen. Auch wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie eine Kleiderordnung einhalten, die dem Stil des Unternehmens entspricht.
Ein angemessener
Ort zum Arbeiten
Schaffen Sie einen ruhigen und angenehmen Arbeitsplatz. Wenn Sie Schwierigkeiten mit der Einrichtung haben, zögern Sie nicht, mit den Personalverantwortlichen darüber zu sprechen. Es ist die Aufgabe Ihres Arbeitgebers, Sie zu begleiten.
Pünktliches
Anmelden
Wie bei einem persönlichen Treffen ist es auch bei einer Videokonferenz wichtig, pünktlich zu sein. Niemand wartet gerne auf Nachzügler. Legen Sie eine Erinnerung fest, die Sie einige Minuten vorher an Ihr virtuelles Meeting erinnert.
Videokonferenz
Tipps und Anwendungsbeispiele
Welches interaktive Display eignet sich für Videokonferenzen?
Finden Sie den interaktiven Bildschirm, der am besten zu Ihren Anforderungen an dynamische Videokonferenzen passt.
Drahtlose Kameras und Mikrofone für Videokonferenzen
Um Ihre Besprechungen aus der Ferne flüssiger zu gestalten, entscheiden Sie sich für ein Videokonferenzsystem.
Software für Videokonferenzen
Optimieren Sie die Teamkommunikation durch den Einsatz von Software zur Zusammenarbeit, die Videokonferenzen fördert.
Ein Huddle Room für bessere Zusammenarbeit
Für spontane Besprechungen oder Brainstorming-Sitzungen können Sie die Huddle Rooms nutzen, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
Speechis Tipps: eine produktive Videokonferenz
Hier finden Sie alle unsere Tipps für sinnvolle Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen
Kundenberichte zu Videokonferenzen
Erfahren Sie, wie interaktive Bildschirme die Zusammenarbeit unserer Kunden an entfernten Standorten verbessern.
Ifop-Umfrage:
eine Umfrage zu Videokonferenzen
Lesen Sie die Ergebnisse der Ifop-Umfrage zu Videokonferenzen bei Führungskräften in Unternehmen.
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