Besser planen: Wie man einen Raum für Videokonferenzen konzipiert und ausstattet

Nur weil Schuster früher die schlechtesten Schuhe getragen haben, müssen Unternehmen heute nicht schlechter als ihre Kundschaft ausgestattet sein. Wir selbst gehen mit guten Beispiel voran: Seit 2004 bieten wir interaktive Displaylösungen in Frankreich an und haben bereits Tausende Konferenzräume eingerichtet – inklusive unserer eigenen Besprechungsräume. Schon in unseren Anfangsjahren waren unsere Räume auf einem technisch hohen Niveau. 2020 haben wir dann – wie zahlreiche andere Unternehmen auch – aufgerüstet und unsere Konferenzräume auf den neuesten Stand in Sachen Videokonferenzsysteme gebracht, um das hybride Arbeiten zu erleichtern.

Bei Speechi gibt es drei Räume, die vor allem für Videokonferenzen konzipiert sind:

• Der erste Raum ist ein Huddle Space für Demos und Videotrainings. In unserem kleinen Besprechungsraum finden maximal drei Personen Platz, um ein Meeting über Video abzuhalten oder ein Training durchzuführen. Natürlich hat Claire, unsere Trainerin, Vorrang bei der Buchung!
• Der zweite Raum ist ein klassischer Besprechungsraum, der in einem Keller untergebracht ist. Klingt erst mal gruselig, ist aber fantastisch! Speechi befindet sich nämlich mitten in der Altstadt von Lille in einem typischen Gebäude aus roten Backsteinen. Das Gewölbe haben wir in einen angenehmen Konferenzraum verwandelt, den unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich für ihre Vor-Ort- und Video-Meetings nutzen.
• Der dritte Raum ist ein ehemaliges Klassenzimmer, das heute größeren Konferenzen dient. Wer uns besser kennt, weiß bereits, dass Speechi Räumlichkeiten für die Pilotklasse der Programmierschule Algora zur Verfügung stellt. Dieses „Klassenzimmer“ wird außerdem als Konferenzsaal genutzt, wenn es größere Meetings zwischen der Geschäftsleitung den verschiedenen Teams gibt.

Um Ihnen bei der Einrichtung Ihres eigenen Videokonferenzraums zu helfen, haben wir vier wichtige Schritte definiert.

1/- Räumliche Gegebenheiten für einen Videokonferenzraum

Es gibt verschiedene Arten von gemeinschaftlich genutzten Räumen. In der Regel werden Besprechungsräume ihrer Größe und ihrem Einsatzzweck entsprechend eingerichtet, da sich nicht jeder Raum für jede Art von Besprechung eignet.

Nos recommandations :

• Eigene Anforderungen und räumliche Gegebenheiten: Natürlich sind diese Kriterien offensichtlich maßgeblich für die Einrichtung eines Besprechungsraums, allerdings ist der tatsächliche Videokonferenzraum später oft ein Kompromiss. Wenn Sie beispielsweise nur über kleine Räumlichkeiten verfügen und Präsenzsitzungen eher selten erforderlich sind, reichen eine „Telefonbox“ oder ein „Huddle Room“ aus. Wenn Ihr Unternehmen hingegen standortübergreifend arbeitet und verschiedene Teams über Distanzen untereinander oder mit Kunden und Kundinnen interagieren müssen, ist eher ein klassischer Besprechungsraum mit passenden Videokonferenzsystemen zu empfehlen – dieser benötigt allerdings größere räumliche Abmessungen.
• Einbeziehung der Führungskräfte: Als Verbindungsperson zu den einzelnen Teams kennen Führungskräfte die Anforderungen an Videokonferenzen und können Tipps zur Einrichtung der Räumlichkeiten geben.
• Beauftragung von Fachkräften: Für die Planung eines Besprechungsraumes lohnt sich die Beauftragung einer Fachkraft, die auf die ergonomische Einrichtung von Arbeitsräumen spezialisiert ist. Konferenzräume, die zum Abhalten von Videokonferenzen ungeeignet sind, sind eine Verschwendung von Zeit, Geld und Energie.

2/ Wichtige Umgebungsfaktoren für einen Besprechungsraum

Zwei Hauptkriterien, die grundsätzlich bei der Planung eines klassischen Besprechungsraums wichtig sind, sollten natürlich auch Berücksichtigung bei der Planung eines Videokonferenzraums finden.

Das erste Kriterium betrifft den Ton und die Akustik des Videokonferenzraums. Einer der größten Störfaktoren für die regelmäßige Durchführung von Videokonferenzen ist eine schlechte Tonqualität. Wenn das Videokonferenzsystem nicht mit qualitativ hochwertigen Lautsprechern und Mikrofonen ausgestattet sind und zudem eine schlechte Raumakustik gegeben ist, können Sie sicher sein, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Videobesprechungen so oft wie möglich meiden werden. Hallende Räume führen dazu, dass die Tonqualität leidet, die Teilnehmenden im Raum und außerhalb schnell genervt sind und die Videokonferenz abbrechen.

Das zweite nicht zu vernachlässigende Umgebungskriterium betrifft die Lichtverhältnisse im Raum. Sie sollten natürlich daran denken, dass der Raum weder zu hell noch zu dunkel sein sollte, damit die zugeschaltenden Gesprächspartnerinnen und -partner gut erkennen können, was im Raum passiert, zum Beispiel wenn Prototypen präsentiert oder an einem Whiteboard Brainstorming-Ideen skizziert werden.

Schließlich gibt es noch weitere Punkte, die bei der Einrichtung zu beachten sind: Stellen Sie sicher, dass die Internetverbindung genauso leistungsstark ist wie in den anderen Räumen und geben Sie Hinweise zur korrekten Nutzung des Besprechungsraumes und des Videokonferenzsystems, damit alle lange Freude am Raum und der technischen Ausstattung haben.

Unsere Empfehlungen

• Ein Kellergewölbe (wie das unsere) ist cool! Unser Meeting-Raum hat eine gewölbte Decke, die Wände sind aus rotem Backstein und es gibt keine Fenster. Trotzdem ist dieser Raum perfekt für den Austausch geeignet, da das Ambiente einladend ist. Was wir damit sagen wollen: Keine Angst vor „untypischen“ Räumlichkeiten, man muss das Potential nur zu nutzen wissen, um eine interessante Architektur für Besprechungen und Videokonferenzen fit zu machen.

3/- Die passende Möblierung für einen Videokonferenzraum

Soll im Raum mit oder ohne Tisch gearbeitet werden? Diese Frage mag zunächst merkwürdig klingen, ist aber sinnvoll, da nicht jeder Videokonferenzraum voll möbliert sein muss. Wenn Sie sich für einen Tisch entscheiden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ob runder, quadratischer oder rechteckiger Konferenztisch: Die Wahl hängt vor allem von dem im Raum verfügbaren Platz sowie von der durchschnittlichen Anzahl der im Raum anwesenden Personen ab, die an den Besprechungen und Videokonferenzen teilnehmen.

Dann steht die Frage nach der Bestuhlung im Raum. Von Stühlen über Sofa bis zu Sesseln ist alles denkbar. Auch wenn das Ziel nicht unbedingt ist, stundenlang im Videokonferenzraum zu sitzen (das ist schließlich eher unproduktiv, da eine Besprechung im Durchschnitt nicht länger als eine halbe Stunde dauern sollte), sind bequeme Sitzgelegenheiten durchaus wünschenswert. Wir empfehlen Ihnen, sich für ergonomische Sessel zu entscheiden um die Balance zwischen Design und Wohlbefinden zu finden.

Apropos Design: Natürlich haben Ergonomie und Praktikabilität stets Vorrang bei der Einrichtung eines Besprechungsraumes. Allerdings hindert Sie nichts daran, kreativ zu sein, was die Gestaltung und Farbgebung Ihres Videokonferenzraumes angeht. So schaffen Sie eine zu Ihrem Unternehmen passende Atmosphäre.

Ebenfalls im Trend liegen modulierbare Besprechungsräume. Wenn Sie regelmäßig zwischen 4 und 15 Personen in einer Besprechung haben, Workshops veranstalten oder Schulungen abhalten, kann ein flexibel anpassbarer Besprechungstisch besonders interessant sein.

Unsere Empfehlungen

• Fragen Sie eine auf Ergonomie spezialisierte Fachkraft, die komfortable und sichere Arbeitsplätze und Arbeitsräume konzipiert, damit die Einrichtung den ergonomischen Standards entspricht.
• Fragen Sie Ihr HR-Team und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Wer wird diesen Raum buchen und für welche Zwecke wird der Besprechungsraum hauptsächlich genutzt?
• Denken Sie auch daran, Stauraum einzuplanen, um Material wegräumen zu können, wenn zum Beispiel Besuch von Ihrer Kundschaft ansteht.

4/- Technische Ausstattung für einen Videokonferenzraum

Um einen Besprechungsraum in einen vollwertigen Videokonferenzraum zu verwandeln, braucht man natürlich einige technische Hilfsmittel, um die Kommunikation mit der Außenwelt zu ermöglichen.

In einigen Fällen, vor allem bei 1-zu-1-Videokonferenzen, reicht ein PC mit Webcam, Mikrofon und Videokonferenzsoftware völlig aus. Für eine Besprechung mit mehreren Teilnehmenden jedoch sollte eine technische Ausstattung für qualitativ hochwertige Videokonferenzen vorhanden sein – am besten funktioniert ein Videokonferenzsystem.

All-in-One-Display für Videokonferenzen

Die brandneue Lösung aus unserem Sortiment an interaktiven Bildschirmen ist eigens dafür konzipiert, um sowohl Präsenz- als auch Videokonferenzen abhalten zu können: Das SpeechiTouch Visio Display mit Touchscreen-Funktion verfügt über eine im Rahmen integrierte Videokonferenzausrüstung (Kamera, Mikrofon, Lautsprecher) und ist perfekt für kleine bis mittelgroße Räume geeignet. Das interaktive Display verbindet die Vorteile eines klassischen digitalen Whiteboards mit denen eines Videokonferenzsystems.

Individuell anpassbares Videokonferenzsystem

Sie haben bereits ein digitales Whiteboard oder einen interaktiven Bildschirm in Ihrem Besprechungsraum installiert? Dann reicht es, die Ausrüstung mit dem passenden Equipment wie Kamera, Lautsprecher und Mikrofon zu ergänzen. Ein Set für Videokonferenzen kann den individuellen Anforderungen und räumlichen Gegebenheiten entsprechend zusammengestellt werden. Insbesondere bei Veranstaltungen für ein größeres Publikum, ist ein in Ton und Bild hochwertiges Videosystem unverzichtbar.

Unsere Empfehlungen:

Die richtige Lösung für die Ausstattung eines Videokonferenzraums zu finden, kann eine echte Herausforderung sein. Deshalb empfehlen wir Ihnen die besten Videokonferenzsysteme im Anschluss an diesen Artikel. Darüber hinaus gehen wir in weiteren Artikeln auf die verschiedenen Arten von Besprechungs- und Videokonferenzräumen ein, in denen wir Ihnen auch das jeweils passende Equipment vorschlagen.

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