Film ab! Für das richtige Setting muss ein Videokonferenzsystem auf die Größe der Räumlichkeiten ausgerichtet sein. Um Kommunikation über Video in Ton und Bild möglichst reibungslos zu gestalten, ist die Einrichtung eines Videokonferenzsystems je nach Besprechungsraum unterschiedlich.
Große Räume für viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer stellen andere Anforderungen an die Installation als kleine Besprechungszimmer mit nur wenigen Plätzen.
Worauf bei der Montage eines Videokonferenzsystem in großen und kleinen Räumen geachtet werden sollte und welche Ausstattung für eine störungsfreie Videokonferenz sinnvoll ist, das verraten wir jetzt.
Tipps für die Einrichtung eines Videokonferenzsystems in großen Räumen
Von der Kameraausrichtung über die Audioqualität bis zur Raumbeleuchtung:
Es gibt einige Faktoren, die bei Videokonferenzen in Besprechungsräumen berücksichtigt und angepasst werden müssen, um das virtuelle Meeting richtig durchführen zu können. So ist die Wahl der technischen Ausstattung wie auch die Anbringung des Videokonferenzsystems von Raumgröße und Anzahl der im Raum anwesenden Personen abhängig.
In großen Räumen mit vielen Personen sind leistungsstarke Kameras mit einem weiten Betrachtungswinkel und Mikrofone, die die qualitativ gute Audioaufnahme ermöglichen, empfehlenswert.
In großen Konferenzräumen sollte ein größerer Bildschirm mit 65 Zoll oder 75 Zoll und einer hohen Bildauflösung eingesetzt werden, damit Personen, die sich am Ende des Raumes befinden, die in der Videokonferenz präsentierten Inhalte gut sehen können. Ist das Display des Videokonferenzsystems interaktiv und verfügt über einen Touchscreen, wird zudem die aktive Teilnahme der Anwesenden angeregt.
Natürlich spielt die Ausrichtung der Videokamera in großen Räumen eine wichtige Rolle. Die Kamera sollte so positioniert werden, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Raum aufgenommen werden können.
Für die visuelle Wiedergabe des gesamtes Besprechungsraumes eignen sich entweder Kameras mit Schwenk- und Neigefunktionen, die einen größeren Blickwinkel haben, oder mehrere Kameras, die das Geschehen aus verschiedenen Richtungen aufnehmen.
Auch empfiehlt sich eine gleichmäßige und flimmerfreie Ausleuchtung des Raumes, die für ausreichend Helligkeit und damit für eine gute Bildaufnahme sorgt. Bei der Montage eines Videokonferenzsystems sollte darüber hinaus darauf geachtet werden, dass Bildschirm und Kamera nicht im Gegenlicht aufgestellt werden.Schließlich ist eine gute Tonqualität entscheidend, damit alle, die sowohl physisch als auch virtuell an der Videokonferenz teilnehmen, klar und deutlich gehört werden können.
Für große Räume sind mehrere Mikrofone empfehlenswert, um eine gleichmäßige Klangwiedergabe zu gewährleisten. Ebenso sollten die Lautsprecher qualitativ hochwertig und so im Raum ausgerichtet sein, dass der Ton klar und verständlich wiedergeben wird.
Tipps für die Einrichtung eines Videokonferenzsystems in kleinen Räumen
In kleineren Räumen kann ein Videokonferenzsystem deutlich weniger Platz beanspruchen, weshalb sich eine kompakte Technik anbietet. All-in-One-Systeme sind besonders platzsparend, da Kamera, Mikrofone und Lautsprecher in den Bildschirm integriert sind.
Apropos Bildschirm: Die Abmessungen des Displays sollten der Raumgröße entsprechend etwas kleiner gewählt werden, da ein zu großer Bildschirm die Augen belasten und so die Sichtbarkeit beeinträchtigen kann. Eine ausgewogene Ausleuchtung des Raumes sowie eine Kameraausrichtung, die den ganzen Raum erfasst, sorgen für eine qualitativ gute Bildausgabe.
In kleinen Räumen ist die Akustik oft durch einen erhöhten Geräuschpegel schlechter. Hochwertige Mikrofone und Lautsprecher sorgen dafür, dass Hintergrundgeräusche bei der Tonaufzeichnung minimiert werden können.
Gerade kleinere Besprechungsräume werden oft für kollaborative Projekte und einen Austausch zwischen den Anwesenden genutzt, so dass die Installation eines Bildschirms mit Touchscreen-Funktion hier besonders sinnvoll ist.
Weitere Tipps für die Installation eines Videokonferenzsystems in kleinen und großen Räumen
Es versteht sich von selbst, dass die Durchführung von Videokonferenzen eine stabile Internetverbindung erfordert. Auch sollte bei der Anbringung auf den barrierefreien Zugang zum Videokonferenzsystem geachtet werden, damit dieses auch von Personen mit eingeschränkter Mobilität einfach bedient werden kann.
Nicht zuletzt spielen Maßnahmen zu Datenschutz und Sicherheit eine wichtige Rolle bei der Nutzung eines Videokonferenzsystems: Die Abdeckung der Kameralinsen durch Verschlüsse oder die Tonstummschaltung sollten standardmäßig zur technischen Ausstattung gehören.
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