Réunir ses équipes en présentiel et en télétravail : un challenge qui préoccupe bon nombre d’entreprises. Maintenir la performance habituelle et garder le lien entre les équipes n’est pas une chose facile: le télétravail est une donnée nouvelle. Heureusement il existe de nombreux outils simples à mettre en place et à utiliser qui peuvent rassurer les managers.
Votre entreprise fait peut-être partie des compagnies profitant de l’été pour repenser sa manière de travailler. Pour beaucoup d’équipes, la rentrée de septembre 2020 ou celle de janvier 2021 sera une rentrée entraînant beaucoup de changement.
Dans les bureaux, on modernise sa salle de réunion avec un écran interactif et une suite d’outils collaboratifs
L’écran interactif, le pré-requis des salles de visioconférence
L’utilisation de l’écran interactif tactile s’est fortement démocratisée ces dernières années dans les salles de réunion pour de nombreuses raisons qu’on ne présente plus dans ce blog : utilisation d’un tableau numérique, compatibilité avec les logiciels de gestion de projet, outil de présentation de documents Powerpoint ou PDF, amélioration de la compréhension des informations, contrôle d’ordinateur immédiat, fiabilité accrue par rapport à un vidéoprojecteur ou un TBI, etc.
Mais ce qui nous intéresse davantage dans le cas du télétravail, c’est l’utilisation de l’écran interactif pour la collaboration à distance. Dans ce cas précis d’usage, l’écran interactif sert d’interface entre les collaborateurs en télétravail et ceux en présentiel. Pourquoi choisir un écran interactif :
- Sa compatibilité : l’écran interactif est compatible avec la plupart des caméras de visioconférence et logiciels collaboratifs (Sofa, Zoom, etc.) du marché
- Sa simplicité d’utilisation : sans avoir besoin de faire des branchements ou des réglages de dernière minute, une visioconférence peut être lancée en à peine quelques minutes sur un écran interactif
- Ses usages multiples : on peut transférer des documents d’un simple branchement de clé USB en façade, switcher entre deux logiciels rapidement, enregistrer le contenu de la réunion en un clic.
Découvrez en vidéo le fonctionnement d’un écran interactif :
Une caméra de visioconférence pour la salle de réunion
Si beaucoup d’entreprises s’équipent de petites webcams, nous vous recommandons de vous équiper d’une caméra de visioconférence.
La caméra de visioconférence UV510 permet de filmer en Full HD tout ce qui se trouve autour d’elle grâce à un angle vertical de -30° à 90° et un angle horizontal de 340°.
Quant à la caméra de visioconférence MG-402-C, elle offre un grand angle de vue, une résolution 4K, un grand angle de 120° ainsi que deux micros intégrés.
Même dans une très grande salle de visioconférence, les collaborateurs en télétravail ne louperont aucun détail.
Un micro cravate sans fil à disposition dans la salle de visioconférence
Si la plupart des caméras de visioconférence et les écrans interactifs dernier cri sont équipés d’un réseau de microphones intégré, il est toujours plus plaisant d’utiliser un micro cravate sans fil. L’animateur de la réunion peut ainsi se déplacer plus librement dans la salle de visioconférence tout en étant assuré que les collaborateurs en télétravail pourront entendre chacune des informations énoncées.
Un visualiseur de documents pour compléter la panoplie
Pour beaucoup de secteurs d’activité (juridique, formation, financier, etc.), les documents papiers sont plébiscités et favorisés. Afin de pouvoir les partager de façon sécurisée avec les collaborateurs en télétravail et de pouvoir les annoter numériquement, nous vous conseillons de vous équiper d’un visualiseur de documents.
Du visualiseur de poche au visualiseur de bureau, vous trouverez forcément votre bonheur (c’est-à-dire l’outil qui correspondra le plus à votre usage selon votre activité).
Pour des conseils plus personnalisés sur l’installation d’une salle ou d’une bulle de visioconférence, nous vous invitons à consulter notre page sur la Huddle Room, la très petite salle de visioconférence de nos locaux ou à nous contacter directement via info@speechi.com.
A la maison, on fournit des équipements ainsi qu’un accès à des logiciels collaboratifs à chacun
Pour ne rien oublier, on vous fait la liste des pré-requis pour un télétravail efficace :
- Un ordinateur, portable de préférence afin que le collaborateur puisse le transporter facilement entre chez lui et le bureau
- Un moniteur pour étendre l’affichage et rendre le travail plus confortable que sur un petit écran d’ordinateur portable
- Un casque sans fil équipé d’un micro pour la visioconférence.
Le kit du télétravailleur modèle n’est en soit pas très différent des équipements utilisés au bureau. Ceci dit, d’autres équipements peuvent être fournis par l’entreprise au salarié afin de lui fournir un espace de travail confortable à la maison. Le salarié peut aussi lui même se procurer des équipements qui lui apportent un meilleur confort de travail comme un repose-poignet, un tapis de souris, un repose-pieds, un support écrans, un sac à dos, un fauteuil plus confortable qu’une chaise de salon, un casque à réduction de bruit…
Une caméra discrète et efficace pour permettre aux équipes de se voir, même à distance
Si la plupart des ordinateurs portables possèdent leur propre webcam intégrée, la qualité reste très variable. Quant aux collaborateurs utilisant un moniteur sans caméra, il est impératif de leur proposer une webcam qualitative.
Dans notre shop, vous pourrez retrouver l’excellente caméra UHD Lumens VS-B10U, une caméra de visioconférence au format webcam.
Ce qui est pratique avec cette caméra de visioconférence : le collaborateur en télétravail peut l’installer lui-même très facilement. Plug & Play, la caméra s’installe en quelques minutes à peine.
Elle est aussi équipée de deux micros intégrés, parfaits pour une visioconférence nette et claire du point de vue du son comme de l’image (ultra HD).
Quels logiciels de visioconférence et de gestion de projet à distance choisir pour le télétravail ?
La deuxième partie de notre billet de blog sur les outils de télétravail (et un système professionnel de visioconférence) vous permettra de vous faire une idée des logiciels qui vous correspondent le plus.
