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Comment animer une réunion a distance avec écran interactif ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous souhaitez favoriser le télétravail ? Cette solution présente de multiples avantages. Il limite en effet les déplacements de vos collaborateurs et les temps perdus en voiture et dans les transports en commun. Il permet aussi de donner plus de responsabilité et d’autonomie aux salariés motivés. Revers de la médaille, vous devez penser à garantir la même qualité de communication, comme s’ils étaient toujours présents dans les locaux de votre entreprise. Pour des réunions collaboratives réussies, nous vous présentons quelques solutions logicielles et des appareils spécifiques, à découvrir en lisant cet article.

Astuces pour animer une réunion à distance

Malgré les nombreux avantages, les réunions à distance peuvent également poser des défis. Un des problèmes fréquents concerne la gestion des technologies. Assurez-vous que tous les participants disposent des outils nécessaires et d’une bonne connexion internet avant la réunion. Une courte session de test préliminaire peut éviter des pertes de temps le jour J.

Il est essentiel de garder un contact constant avec votre audience. Posez des questions ouvertes pour encourager les contributions. Lors de l’utilisation de l’écran interactif, veillez à ce que les échanges soient fluides, en évitant une approche trop linéaire ou monotone.

Pour mieux gérer les conflits de communication, établissez des règles claires pour la prise de parole. Utiliser un chat en direct peut permettre à ceux ayant des réserves de s’exprimer sans interrompre le débit de la réunion. Cela aide à maintenir un environnement respectueux.

Enfin, la sécurité des données et la confidentialité peuvent également être des préoccupations lors des réunions à distance. Veillez à ce que tous les participants utilisent des réseaux sécurisés et discutez des règles sur l’utilisation des informations partagées pour éviter tout malentendu.

Préparez un agenda clair pour tous les participants
Utilisez les fonctionnalités interactives pour dynamiser les présentations
Établissez des règles de prise de parole pour améliorer la communication
Organisez des pauses pour maintenir une bonne dynamique
Testez les technologies avant la réunion pour éviter les imprévus

Avec ces conseils, vous serez mieux préparé à animer une réunion à distance avec un écran interactif, maximisant son potentiel grâce aux solutions qu’offre Speechi.

Quels logiciels pour animer une réunion à distance ?

Vous avez déjà entendu parler de Zoom ou de Microsoft Teams ? Conçus par des entreprises américaines, ces programmes connaissent un succès croissant, notamment du fait de la crise sanitaire de 2020. Ils permettent en effet à des collaborateurs situés aux quatre coins de la planète de communiquer très facilement ! Ils sont disponibles en version gratuite ou payante. Ils sont très pratiques pour des réunions. Cependant, ils peuvent s’avérer limités dans certaines circonstances. En effet, s’il faut discuter en direct et modifier un document de travail, il est préférable de s’appuyer sur une solution logicielle dédiée, combinant un écran interactif.

C’est la raison d’être du logiciel de visioconférence Sofa, dont vous découvrez la vidéo ci-dessous !

Ce petit film suffira certainement à vous convaincre. Il présente les fonctionnalités majeures pouvant se résumer à la création d’un espace collaboratif à distance. Comme vous le voyez, une personne agit sur un écran rassemblant les participantes et participants visibles depuis la webcam de leur ordinateur fixe ou portable. Véritable animatrice, celle-ci travaille directement sur ce large espace numérique, en annotant et en modifiant un fichier numérique. Tableur, image, texte ou photo, diaporama ou présentation PowerPoint, ce « chef d’orchestre » peut facilement animer tout en sollicitant la participation active de collaborateurs ou d’intervenants extérieurs.

En vous rendant sur la fiche-produit de Sofa, vous découvrez les formidables potentialités de ce logiciel collaboratif pour le travail à distance : synthèse rapide, suivi de réunion, interactivité garantie dans l’animation mais aussi participation active de tous les participants !

Quels avantages avec l’écran interactif ?

Mais l’animateur d’une réunion à distance ne serait rien sans cette très large tablette tactile ! L’écran interactif présente de multiples vertus. Il permet de manipuler, d’annoter ou de déplacer des documents virtuels très simplement. Et nous commercialisons une large gamme (SpeechiTouch et CleverTouch) adaptée aux besoins les plus variés et à tous les budgets.

Vous apprécierez également l’exhaustivité des informations disponibles, facilitant grandement les comparaisons entre les différents modèles. Nous mentionnons en effet le temps de réponse de l’interactivité (en millisecondes), la taille de l’écran et les diverses connectiques installées.

A noter que l’animateur (ou l’animatrice) peut être filmé devant son écran interactif. Avec une caméra Haute Définition, il est possible d’avoir une vue d’ensemble et d’approcher ainsi de l’esprit d’une réunion classique, en présentiel. Nous vous recommandons notamment ce modèle compact garantissant un grand angle de vue !

Enfin, il est primordial de garantir une excellente qualité sonore, surtout pour le manager ou le chef d’entreprise animant une séance de brainstorming ou une réunion de travail. C’est la raison pour laquelle nous commercialisons divers modèles de microphones, à découvrir dans ce rayon !

A présent, vous savez mieux comment animer des réunions a distance ! Nos informations détaillées et les articles figurant sur notre blog ont du bien vous aider à cerner vos attentes. Rendez-vous dans notre showroom lillois pour découvrir ces diverses solutions logicielles mais aussi nos écrans interactifs. Vous pouvez aussi nous téléphoner ou nous envoyer un email si vous avez besoin d’une information ponctuelle.

Les conseils de Speechi pour des visioconférences et du télétravail efficaces.