Dossier Visioconférence
Les conseils de Speechi
Comment mettre en place
une visioconférence
productive ?
Définition
Qu’est-ce que la visioconférence ?
C’est un moyen numérique de communication à distance qui combine son et image, permettant les conversations groupées et le partage de données, elle est souvent utilisée pour les réunions d’équipes. Pour pouvoir communiquer et réaliser une visioconférence productive, il est nécessaire de s’équiper de matériel (hardware) comme un écran interactif, et de logiciels (software). Ces outils, qui améliorent l’expérience utilisateur, sont essentiels pour favoriser un mode de travail collaboratif durable au sein de votre organisation. La visioconférence permet également la flexibilité et l’efficacité, deux enjeux poursuivis par la digitalisation des espaces de travail.
Intérêts
Mettre en place la visioconférence au sein de son entreprise
apporte de nombreux avantages
Gain
de temps
plus besoin de se déplacer, les réunions et rendez-vous avec les clients se font en live et à distance.
Gain de
productivité
les échanges se font en temps réel donc l’information n’est pas perdue et la communication facilitée.
Gain
financier
un investissement accessible et durable du fait des multiples solutions.
Gain
d’interactivité
les outils dynamiques permettent d’interagir facilement, de stimuler les échanges et de partager les idées.
La préparation des outils de visioconférence
En présentiel
L’écran
interactif
Un écran interactif est beaucoup plus rapide au démarrage qu’un
vidéoprojecteur ou un TBI, il suffit de taper deux fois sur l’écran pour qu’il
se mette en route. Néanmoins, nous vous conseillons de le tester au
préalable pour éviter de démarrer vos réunions en retard.
La caméra
de visio
Plus besoin d’installer un logiciel de
démarrage, branchez votre caméra
plug & play grâce à un câble USB.
On vous conseille de tester
l’installation de la caméra avant, pour
vérifier les angles des prises de vue et
le cadrage.
Micro &
Système audio
Tester le son, surtout dans une grande salle accueillant plusieurs
participants, est primordial. Il est possible d’utiliser des logiciels de
visioconférence pour faire des tests de son avant la visioconférence
puisque la prise de son est aussi importante que le volume.
Logiciel de visioconférence
Choisir un logiciel de visioconférence n’est qu’une première étape. Il faut veiller à l’installer avant les réunions et tester toutes ses fonctionnalités pour ne pas être surpris par la demande de numéro de licence ou par des limitations du gratuit au payant.
En Télétravail
Test
des outils
Comme les PC portables peuvent être compliqués à prendre en main,
n’hésitez pas à demander un coup de main technique à l’informaticien de votre entreprise.
Cadrage &
éclairage
Il faut s’assurer que la webcam soit réglée à la hauteur des yeux et que
l’éclairage de celle-ci convienne pour que l’on vous voie comme si on était dans la même pièce que vous.
Casque
& micro
Il ne s’agit pas d’arriver le jour J et de ne pas pouvoir communiquer avec les
autres. Nous conseillons donc de bien tester le matériel audio grâce aux logiciels de visioconférence.
Connexion
internet
Ça paraît évident, mais selon le logiciel de visioconférence choisi par
le manager, la connexion internet peut être insuffisante, donc n’hésitez pas à la tester au préalable.
La préparation des équipes à la visioconférence
Ce que l’on attend d’un manager
Définir la durée de la réunion
en visioconférence
Il est important de fixer une heure de début et de fin à ses visioconférences pour permettre aux collaborateurs de mieux organiser leur journée. En principe, le manager est celui qui connaît le mieux ses équipes et donc leur façon de travailler en réunion.
Préparer la réunion
en visioconférence
Pour que les collaborateurs puissent se projeter, envoyez une invitation quelques jours avant la visioconférence avec le lien de connexion et toutes les informations nécessaires (ordre du jour) au bon déroulement de la réunion.
Ce que l’on attend d’un collaborateur
Une bonne
attitude générale
Attention à ne pas rater des informations importantes pendant les réunions à cause d’un manque de
concentration ou d’un moment de distraction. De plus, même si vous travaillez à domicile, assurez-vous de respecter un code vestimentaire adapté au style de l’entreprise.
Un endroit
propice au travail
Créez un espace de travail calme et confortable. Si vous avez des difficultés à avoir un bon aménagement,
n’hésitez pas à en parler aux responsables des ressources humaines. C’est le rôle de votre employeur de vous accompagner.
Le respect
de l’heure de connexion
Comme pour une réunion en personne, il est important d’être ponctuel pour une visioconférence.
Personne n’aime attendre les retardataires. Définissez un rappel quelques minutes avant pour ne pas perdre
de temps.
Visioconférence
Des conseils et exemples d’applications
Quel écran interactif choisir pour la visioconférence?
Trouvez l’écran interactif qui correspond le mieux à vos besoins de visioconférence dynamique.
Les caméras et micro sans fil pour visioconférence
Afin de fluidifier vos réunions à distance, optez pour un système de visioconférence.
Les logiciels collaboratifs pour visioconférence
Optimisez la communication de l’équipe en utilisant les logiciels collaboratifs propice à la visioconférence.
Une huddle room pour améliorer le travail collaboratif
Pour des réunions spontanées ou des sessions de brainstorming, utilisez les huddle rooms pour une meilleure collaboration.
Les conseils de Speechi : une visioconférence efficace
Retrouvez tous nos conseils pour faire de la visioconférence pertinente au sein de votre entreprise
Cas clients : la visioconférence sur écran interactif
Découvrez comment les écrans interactifs améliorent la collaboration à distance de nos clients.
Enquête Ifop :
un sondage sur la visioconférence
Découvrez les résultats de l’enquête réalisée par l’Ifop sur la visioconférence chez les cadres d’entreprise.
En savoir plus
