Comment équiper une petite salle de visioconférence (Huddle Room) ?

Nous avons entamé une série d’articles intitulée « Comment penser et équiper une salle de visioconférence ?« . Dans ce billet de blog, nous allons nous consacrer à l’équipement d’une Huddle Room pour en faire une bulle de visioconférence et une fenêtre vers l’extérieur.

Définition d’une Huddle Room : usages et capacités

• Petite pièce aménagée en salle de réunion, la Huddle (de l’anglais « se blottir ») Room est plébiscitée pour fuir les open-spaces lors de réunions de projets ou de séances d’information.
• Ce petit espace accueille généralement entre 2 et 4 personnes (variable selon les entreprises) qui pourront y attiser leur créativité et collaborer de manière plus confidentielle.
• Depuis la période « confinement » et la mise en place plus courante du travail hybride, les Huddle Rooms deviennent des lieux rassemblant travailleurs mobiles, télétravailleurs et collaborateurs en présentiel ; elles sont donc couramment équipées de matériel de visioconférence.

1/ Choisir un matériel de visioconférence adapté aux petits espaces

Autrement dit, ne complexifiez rien et contentez vous des bons essentiels : un écran 55″ ou 65″ qui vous permettra de diffuser une image propre et d’habiller l’espace de façon design accompagné d’une caméra avec une bonne résolution et une captation du son suffisante pour une petite salle de réunion Huddle Room.

Option A : composez votre système de visioconférence pour petite salle de réunion

Si vous optez pour un kit de visioconférence afin de pouvoir choisir chaque composant selon vos besoins, il vous faudra commencer par un écran.

Si la Huddle Room peut accueillir un collaborateur avec son PC, c’est avant tout une petite pièce collaborative et lorsque l’on est en visio à plusieurs il est bien plus agréable de faire face à un écran de grande taille. Pour une pièce de ce type, trois tailles d’écrans sont envisageables selon la taille et l’architecture : 43″, 55″ ou 65″.

Un écran d’affichage Par sobriété et selon vos usages, vous pouvez opter pour un écran d’affichage (qui s’apparente à une TV) sur lequel vous pouvez venir connecter votre PC, une caméra, etc. Avec une résolution 4K, l’écran d’affichage permettra un rendu haute qualité de ce qui se passe à distance.

Un écran interactif Android L’avantage de l’écran interactif, c’est qu’il a bien d’autres usages même hors visioconférence. Etant donné que les Huddle Room sont souvent utilisés pour des brainstormings comme lieu de créativité, l’écran tactile est parfait. Connectez-y également tout accessoire nécessaire.

Complétez votre écran avec une caméra de visioconférence

Choisissez une caméra de visioconférence qui correspond à votre usage. Vous pouvez prendre une caméra à fixer sur votre écran ou rotative sur socle selon votre besoin de s’adresser à l’écran ou de montrer des produits autour de vous en variant les positions.

Résolution 4K, grand angle 120°, et auto framing intelligent, notre caméra de visioconférence n’a pas besoin de plus pour combler tous les usages nécessaires à la tenue d’une visioconférence dans une petite salle de réunion type Huddle Room. Déjà équipée de six micros et deux haut-parleurs, vous n’aurez pas besoin de système son supplémentaire.	Selon la configuration de votre pièce Huddle Room, vous souhaiterez peut-être opter pour une caméra avec un angle plus large de 120° et une prise de son améliorée réduisant les bruits parasites (selon la localisation de votre petite salle de réunion, cette fonctionnalité peut se révéler salvatrice). Vous pouvez aussi prédéfinir 9 positions.	On ne penserait pas forcément à proposer une caméra de télé présence dans une pièce aussi petite qu’une Huddle Room, cependant cette caméra rotative peut être tout à fait appropriée. Full HD, angles multiples (horizontal 340°, inclinaison 60°) et un zoom optique x12 : cette caméra est parfaite si vous souhaitez montrer des produits à distance.

Option B : optez pour un écran de visioconférence tout-en-un

L’écran interactif SpeechiTouch Visio 65″ Intégrant une caméra dans sa tranche supérieure, un réseau de microphones et des haut-parleurs, l’écran SpeechiTouch Visio réunit les avantages d’un écran interactif usuel et ceux d’un système de visioconférence complet. Disponible en 65″, une taille adéquate pour vos visioconférences en Huddle Room. Ceci permet également d’éviter les outils additionnels qui pourraient faire désordre dans une petite pièce. Découvrez l’écran interactif SpeechiTouch Visio 65″.

Les accessoires de votre salle de visioconférence Huddle Room

Un outil BYOD En optant pour un outil BYOD, que ce soit un boitier simple ou un logiciel, vous allez pouvoir répliquer le contenu de votre PC sur votre écran sans câble – ce qui est très pratique pour une petite salle de réunion telle qu’une Huddle Room.

Un support mural pour votre écran Gagnez de la place en utilisant un support mural pour votre écran de visioconférence. Il existe plusieurs types de supports muraux pouvant convenir à vos usages : si par exemple vous aviez bien de devoir ajuster la hauteur de votre écran.

2/ Opter pour un mobilier adapté dans une petite salle de visioconférence à l’architecture inhabituelle

Votre imagination quant à l’équipement mobilier de votre petite salle de réunion Huddle Room sera probablement limitée par l’espace restreint ou atypique de celle-ci. Bien sûr, cela n’empêche pas d’être malin et de créer une pièce confortable et propice aux échanges conviviaux.

Un petit espace à optimiser en restant simple

Vous n’aurez pas besoin de dépenser toute votre trésorerie dans le mobilier de votre Huddle Room mais pensez optimisation d’espace et praticité.

Vous opterez pour un mobilier pratique, tout en pensant à intégrer bien sûr table et chaises ergonomiques. Voici quelques exemples :

• Une petite table avec quelques chaises (4 max) pour garder de l’espace,
• Des tables hautes avec des tabourets pour garder tout le monde éveillé grâce à une posture dynamique,
• Une table modulable à réduire ou agrandir selon le nombre de participants afin de garder une pièce à circulation fluide, malgré sa petite taille.

Inspirez-vous : voici un exemple de Huddle Room en vidéo

Notre propre Huddle Room, utilisée principalement pour les formations destinées à nos clients, en vidéo.

Tips : pensez à créer un agenda de réservation ! L’usage premier de la Huddle Room promouvait la loi du « premier arrivé, premier servi » sans besoin de réservation. Nous vous encourageons tout de même à mettre en place un système de réservation de salle qui permet à tous de gérer son temps et à chacun d’avoir accès à la salle en temps voulu.

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