Teamarbeit war schon in vordigitalen Zeiten wichtig, wird aber durch den Einsatz digitaler Geräte immer kollaborativer. Warum das so ist?
In der modernen Geschäftswelt werden durch die Verwendung von digitalen Tafeln – auch digitale Whiteboards genannt – und Videokonferenzsystemen Teams an verschiedenen Standorten an einen virtuellen Tisch gebracht, um sich auszutauschen und gemeinsam Projekten zu meistern.
Das kollaborative Arbeiten wird durch den Einsatz von digitalen Tools gestärkt, da die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht mehr zwangsläufig in einem Raum sitzen müssen, um zusammenzuarbeiten.
Wie kann man digitale Tafeln und Videokonferenzsysteme am besten für die standortübergreifende Zusammenarbeit nutzen? Wir haben da ein paar Tipps und Hacks.
Welche Features bringen digitale Tafeln und Videokonferenzsysteme für das kollaborative Arbeiten mit?
Ein Videokonferenzsystem lässt sich bequem mit einem interaktiven Bildschirm ausstatten, sodass das Gerät sowohl für Videokonferenzen als auch als digitale Tafel in Besprechungen genutzt werden kann. Bildschirme mit Touchscreen-Display sorgen für mehr Interaktivität und fördern die Teamarbeit.
Auf einer multi-touch-fähigen Bildschirmoberfläche können mehrere User gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, ihre Ideen aufzeichnen und diese gemeinsam überarbeiten.
Die grundlegende Funktion eines digitalen Videokonferenzsystems sind natürlich Videoanrufe. Die Anwesenden im Besprechungsraum können Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die sich von anderen Orten eingewählt haben, live auf dem Bildschirm sehen. Die Kombination aus Bild und Ton stärkt den persönlichen Austausch im Team, da die visuelle Komponente auch nonverbale Kommunikation wie Zeichen und Gesten zulässt.
Selbstverständlich lassen sich mit einem Videokonferenzsystem auch reine Audiokonferenzen durchführen, was zum Beispiel dann von Vorteil ist, wenn die Internetverbindung schwach ist.
Über die Bildschirmfreigabe können die auf der digitalen Tafel präsentierten Inhalte auch mit den nicht im Raum Anwesenden geteilt werden. Über das virtuelle Whiteboard können zudem auch Dokumente von zugeschalteten Teilnehmern und Teilnehmerinnen mit entsprechender Berechtigung während der Videokonferenz überarbeitet werden.
Diese Änderungen werden auf der digitalen Tafel in Echtzeit angezeigt.
Während einer Videokonferenz können sich Teammitglieder über einen Chat in Echtzeit austauschen, ohne dabei die Präsentation zu unterbrechen. Darüber hinaus gibt es Videokonferenzsysteme, die über eine Aufzeichnungsfunktion verfügen.
Die Aktivitäten auf dem Display der digitalen Tafel sowie Ton und Bild werden aufgenommen und gespeichert, damit sie später von den Anwesenden oder anderen Personen angesehen werden können. Diese Funktion spart das zeitraubende Erstellen eines Protokolls nach der Videokonferenz.
Schließlich lässt sich bei den meisten Videokonferenzsystemen der Hintergrund während eines Videoanrufs unscharf machen oder durch ein Hintergrundbild ersetzen, um ablenkungsfrei kollaborativ arbeiten zu können.
Hacks, um digitale Tafel und Videokonferenzsystem gewinnbringend für kollaborative Arbeiten einzusetzen
Um eine Videokonferenz bestmöglich visuell zu unterstützen, sollten die auf der digitalen Tafel gezeigten Inhalte klar strukturiert werden. Eindeutige Überschriften, farbige Markierungen und geordnete Listen können helfen, um Informationen verständlich zu gliedern.
Um alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen aktiv in die Videokonferenz einzubeziehen, sollten Features wie das Teilen des Bildschirms oder das kollaborative Arbeiten auf dem Whiteboard genutzt werden.
Die Verwendung von interaktiven Übungen oder Brainstorming- oder Mindmapping-Tools sorgt für eine regere Beteiligung und fördert den kreativen Output in Teamsitzungen.
Auch trägt die Integration von Kalender-Apps oder E-Mail-Programmen dazu bei, die Organisation der kollaborativen Arbeit schon während der Videokonferenz zu verbessern:
Termine können leichter geplant und Einladungen direkt verschickt werden. Schließlich können sich kleinere Gruppen in sogenannten Breakout-Räumen, die einige Videokonferenz-Plattformen wie Zoom anbieten, während der Besprechung virtuell zurückziehen, um in einem kleineren Kreis an bestimmten Aufgaben separat zu arbeiten.
Kurz gesagt: Die Integration einer digitalen Tafel in ein Videokonferenzsystem unterstützt das kollaborative Arbeiten und hilft dabei, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über mehrere Standorte hinweg effizient zusammenarbeiten und Informationen teilen können.
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